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上一讲，我们聊了如何通过日记提高自己的写作能力。
日记毕竟是私密写作，而这一讲我们要说的工作邮件，是成年人最常用的公开写作。
首先做个定义，所谓工作邮件，就是工作中的书面正式表达。
擅长写工作邮件，对人的职业生涯至关重要。
回到古代，司马光跟王安石虽然同朝为官，还是会一来一回地写《与王介甫书》和《答司马谏议书》；大臣虽然上朝见得到皇上，也要写正规的奏折递上去。
中国古代有很多大臣，能够做到位极人臣，主要是奏章和来往批复的文件写得好。
比如明朝前后两任首辅大臣夏言和严嵩，就是靠文章上位的。据说后来严嵩失宠，也是因为自己老了写不动了，儿子严世蕃怠惰，不替他认真写。
很多人以为今天大家都用微信了，不再需要写工作邮件了，这其实是个误解。我们今天口头非正式表达的工具越来越多，甚至也像白纸黑字一样有保存功能，但工作中的书面正式表达，仍然是非常重要的。
事实上，今天不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板，这样的人不仅容易被人误解，而且别人可能不把你的事情当回事，久而久之就会耽误自己的业绩。
写好一封工作邮件，最重要的还不是怎么写，而是什么该写，什么不能写。我把它们总结为“三写四不写”。
不想留底的不要写；没有深思熟虑的不要写；负面的东西不要写，特别是气话；一次讲不清，需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写。
1. 不想留底的不要写 这倒不完全是为了将来赖账，而是有些东西根本不能留底。比如：讨论涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论：“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法”等等。这种文字将来到了法庭上，就会被认作“明知故犯”的证据。 2. 没有深思熟虑的不要写 很多人想问题没有想清楚，就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说打脸，不改变吧，损失更大，两边为难。 3. 负面的东西不要写，特别是气话。 比如：一些人没有得到领导提拔，没有跟客户达成交易，写邮件撒气。这不仅没有帮助，还授人以柄。如果当面吵架过后后悔了，最坏情况是道个歉，还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。 4. 一次讲不清，需反复讨论才能搞清楚的事情不要写 不是说完全不能写，而是用写邮件的方式讨论这种问题效率太低，邮件里讨论来讨论去，既浪费时间，又增加误解。这种时候最好的办法是当面讲，不行就电话讲。最后，如果有了一致的认识作为总结，可以写几行字做个记录。
明确了哪些不该写之后，写之前想一想，可能一多半的邮件就可以省去不写。咱们就可以集中精力写好那些该写的。下面三条，是工作中尤其该写的：
1. 重要的、需要留底的话
比如：你的老板承诺你做完这个项目就提拔你，他或许当时真的是在认真考虑这件事，但是真等到你做完了，可能过去半年时间了，单位的情况发生了些许变化。他可能在考虑提拔别人，可能那一年名额有限，总之他对你的口头承诺恐怕要泡汤。如果你去问他，两个人口说无凭，你只要认倒霉了。
对于这种情况，即便事先说好了，也要留下书面文字。
比较好的做法是，在你们谈完话之后，你以感谢他的名义写一封邮件给他。在邮件中不妨这么说：
感谢领导对我的信任，把如此重要的任务交给我，而且承诺在完成任务后提拔我。我一定努力完成好任务，不辜负您的期望和栽培。
这时只要老板没有说“我没有打算提拔你”这样的话，他就是默认了你说的一切。
类似地，很多人在求职时谋求的是比较高的职位，但是拿到的offer却是相对低的，对方给出一个理由，比如：我们有三个月的见习期，这中间如果没有问题，我们会给你那个你想要的高一级的职位，你就放心来吧。
这时你不妨直接给对方负责人写一封邮件，可以这样讲——
根据我们电话里的沟通，我的理解是目前给我的部门经理一职，只是前三个月试用期的职位，三个月后只要我还在单位里，正式的职位是部门总监一职，请确认我的理解是正确的。
这时他们希望你去，一定会确认，如果不肯确认，你也就不用去了。由于这时你还没有去，是他们求你，说话态度要明确，表达要清晰。不要像前面和老板说话那么委婉客气。
类似地，自己有什么值得讲的成就，也要写出来。
重要的谈话，我通常会以邮件的方式确认并打印保留。
工作关系不可能总是在蜜月期，做这样的记录有几次确实保障了我在单位的权益。
2. 必须写而大家又懒得写的备忘
在一个规范的单位里，部门里开一个会之后，应该发一份备忘录，告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论，等等。
这件事大家常常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间，结果第二次开会，发现前一次开会的问题都没有解决。
这时候，不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处：
第一，让部门里的人关注自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；
第二，站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升，想管理更大的部门，就要从做这种事情开始，才会学会管理，才会有全局观。
我过去组里有一位年轻的同事，今天是中国某个最成功电商公司的创始人，他管理经验的积累，就是从写这样的邮件开始的。
3. 重要的通知和安排
上级正式通知下级一件事情，比如提升、调岗、新的工作安排等等，不能发微信或者口头通知一下，即使口头通知了，也需要有个用书面文字再说一遍。
反过来，下面的人要接受什么任命或者工作安排，也需要书面表达。同事之间也是如此。
明确了该写哪些内容，接下来我们说说怎么写。
写邮件的称谓、用语，该抄送给谁，不该抄送给谁，这些最最基本的职业要求，我这里就不说了，咱们集中讨论表达自己、影响别人的技巧。我们分为四个要点：
1.简要清晰地说明邮件目的
用书面文字进行沟通，必须清晰地把自己发邮件的目的说清楚，比如：“你能不能推荐我这次晋升” “你能不能分享一下你的实验数据”，或者“我建议你去找某某机构，了解如下信息，然后做如下工作”等等。
虽然我们前面讲了很多一般性的写作技巧，比如：如何制造悬念等等，但这些都不适合写工作邮件。
很多人读邮件通常是扫一眼内容，看不到自己觉得特别重要的事情，很多时候就把它扔到一边回头再看，但其实回头也不会看。不信你看看自己的邮箱里，没有读的邮件是否超过1000个。
顺便说一句，为了保证你的邮件能够在第一时间被读到，最好不要下班前发邮件，那样通常你的邮件会被埋在一大堆其他邮件中。
我一般会从侧面了解一下我的上司看邮件的习惯，然后在他通常看邮件的时间发给他。
2.一封邮件讲一件事
一封邮件最好只讲一件事，如果是好几件事，就用多封邮件。
这个原则对邮件来讲至关重要，但很多人意识不到，这是由我们今天的工作方式决定的。
你也可能会有这样的经验：常会有人从中间加入某一个话题的讨论，或者需要把邮件转发给第三方。
如果一封邮件讨论了三个话题，加入进来的人只是参加第二个话题的讨论，第一和第三个话题的内容让他看到就是多余。
站在主管的角度想，如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情，这时要讨论的内容越聚焦越好。
如果一封邮件有好多主题，大家难免会扯到其他主题上，造成不必要的发散。最后如果工作邮件经常需要保留，每一个主题一封邮件也更便于管理和查找。
3.主观感受对表达要视收件人而定
有些邮件中需要表达自己主观的感受，有些则不能。
如果收件人是一个人，或者是一群利益一致的人，可以加入主观的感受。
比如你给门部门下属写邮件，你可以写：亲爱的xx部门同仁们，在过去的三个月里，我们如何通力合作，如何克服各种困难，现在取得了何等的成绩，你是如何喜悦等等 。
虽然收信人是很多人，你其实相当于在一对一地表述自己。
但是如果你在协调两个部门的关系，就应该避免加入主观感受。
比如你对A部门人讲，我们过去合作得很好，你们特别够意思，我一直心存感激，等等，说了一大堆套近乎的话，现在也请你像对待我一样对待B部门。
A部门的人收到邮件，不会因为过去对你好就需要同样对B部门的人好；反过来，B部门的人会想，你和A部门关系那么好，会不会偏向于A部门。
这种时候，能促成两个部门合作的是它们自身的利益，而不是你的情感。因此这种时候用利益打动，比情感更有效。
总的来讲，一对一邮件，可以代入主观色彩，使得工作关系不是那么冷冰冰的。一对多的邮件，就少引入主观看法，做到客观公正。
小结：
这一讲，我们说了工作场合的正式邮件。这种正式的书面表达，今天依然是一个人职业发展的重要技能。
重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。
写好工作邮件，要把重要的事放在前面，尽量一封邮件只讲一件事情，还要注意视收件人的不同，来决定自己的主观表达。
作业：
关于工作邮件，你还有什么心法？欢迎在留言区跟大家分享。
下一讲，我们聊聊如何写好简历。
划重点
1.工作邮件，是工作中的书面正式表达。写好工作邮件，对职场生涯至关重要。 2.写好一封工作邮件，重要的不是“怎么写”，而是“什么该写，什么不该写”。 3.重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。
用户留言
一只鸡蛋
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手把手教你如何成为邮件写作高手（建议收藏版） 【一】使用邮件的3大优势 优势1：便于追踪 邮件可以保存，日后能“有据可查”，也可以对工作任务进行定期的追踪和检视。 优势2：表述精确 可以避免口头沟通中的歧义，将理解偏差减到最小，邮件里还可以附加文档和表格。 优势3：正式有效 邮件更加正式，具有商业效力和法律效力。在进行一些重大关键性的沟通，比如与外部合作者进行沟通时，一定要使用邮件，并留档。 【二】不用邮件的3种情况 情况1：不确定 如果需要沟通的内容没有明确选项，建议先通过电话或者会议进行口头沟通。邮件不适合需要讨论的开放性议题。 情况2：太复杂 如果一个工作事项流程比较复杂、涉及的因素很多，不适合用邮件。 情况3：太紧急 如果事情紧急、突发，需要对方在第一时间知悉的，可以先通过电话沟通，随后把细节在邮件中描述清楚再发送给对方。 【三】适用邮件的6个场景 场景1：请示工作 要诀是：有主见、给出选择项。 例如，可以这样写： 客户有如下的投诉……，相关部门建议如下，一……、或，二……。两种做法的优缺点分别是这样……，请领导给予指示。 场景2：汇报工作 要诀是：突出结果、尊重上级偏好。 场景3：发出需求 要诀是：态度诚恳、量化工作、给出理由。 场景4：任务分工 要诀是：说清任务4W、激发能动性。 4W分别是，Why、Who、When、What、。就是说清做这项任务的原因是什么，由谁、在什么时间前、做到什么。 让利益相关方明白，这事情对团队或公司的重要性，激发下级及同事发挥最大能动性去完成工作。 场景5：审批回复 要诀是：态度明确、指令清晰。 场景6：确认共识 要诀是：确认目标一致、留存证据。 当你通过口头、电话、会议，与同事或客户交流敲定事情后，你可以再发一封邮件给对方进行确认。 【四】怎么写好一封得体的邮件 1.明确目的写邮件 第一、明确自己写邮件的目的。 想清楚你用这封邮件做什么？目的是通知、询问意见、寻求支持还是申请审批？ 第二、了解读者的需要。 邮件的目的不仅是为了达成你的需要，也要达成读者的需要，想他人之想，告诉他所有他需要知道的。 第三、确保一封邮件一个目的。 《请协助反馈相关人员信息，并通知相关职能部门于下周五召开PMO例会》有什么问题？ 2.标题激发行动和兴趣 好的邮件的标题有两个特点，一是呼唤你，二是愉悦你。 呼唤你： 就是让读者感受到邮件的呼唤，从而付诸行动。 一是强调所需。 在标题栏，注明你想要读者所付出的行动，让他意识到，这件事的紧急和重要。 《5月12日会议纪要》→《5月12日会后行动方案，请批示》 二是重要提示。 在标题栏，注明“！”、“紧急”或“重要”等字眼引起读者注意。但需要慎重使用。 愉悦你： 一是激发兴趣。 在标题中加入让读者感兴趣的元素。 3.开头体现温度和重点 开头是开篇的前三句话。好的开头是需要暖场的，在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧。 4.正文展开的四个技巧 技巧1、用金子塔原理搭建清晰结构 金字塔原理是结构化思维的理想工具，可以帮你写出一封条理清晰的邮件。金字塔的基本思路是：塔尖先行，向下想三层。 首先，抛出一个结论，也就是金字塔塔尖。接着，解释背后的理由，也就是金字塔的第二层。 然后收集数据、事实，去支撑这个理由，也就是金字塔的第三层。它是一个层层推进的过程。 技巧2、用分段标题让内容一目了然 最好在段落前加上小标题，作为这段文字的引导。小标题之间要求结构平行。 我有个小窍门：把小标题做成动宾短语。 例如： 确定活动目标 安排活动周期 实施活动宣传 技巧3、用温和坚定的语言传达诉求 高质量的诉求，立场是清晰的，而语气是尊重的。我介绍两个方法： 一、把句子拉长。 如果是给同级的人写邮件，希望对方心甘情愿地配合你，我们可以适当地拉长句子。 （原）希望你能按这个方式去执行，随时联系吧。 （改）希望你们能参考这个邮件所提到的方式去执行，如果有在执行中遇到困难，随时找我。 二、用问句把需求写出去。 （原）“我周四下午需要和你约个电话会议” （改）“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？” 技巧4、用开放式结尾引发真正行动 （原）如果您有任何问题，请随时和我联系。 （改）我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。 【五】5个有效调动读者愉悦情绪的技巧 技巧1：避免使用负面的、命令式的词汇 负面的、否定的、强硬的词汇，会给人带来压迫感，产生抵触情绪。 （原）需求没有经过评审，不能进行排期。 （改）我们需要在下周一进行需求评审后，才能确定排期，届时给您答复。 负面的用词很容易让人把重点放到不好的那一部分，而忽略了真正需要有效传达的意思。 （原）我们这周做不了决定，得等到下周一上午。 （改）我们会在周一上午第一时间做出决定。 在职场中，尤其是跨部门的邮件沟通 “必须、立即、赶快”等命令式词汇容易让人产生强烈的不适感和抗拒心理， 只写“可以做、应该做的“，不写”不可以做、没有做到的”。 技巧2：为否定添加润滑剂 润滑剂式的句子，其实是表达对过往成绩的认可。在职场，无论是写作还是说话，都不要着急全盘否定别人，“润滑剂”式的表达绝对是一种生存智慧。 需要使用一些“润滑剂”式的句子，放在自己的建议里面。 例如： 因为情况有变，目前暂停该项目可以节省多少成本…… 该项目过往积攒的经验和数据，将有利于下一个项目的开启。 技巧3：为坏消息制造缓冲 每个人都不爱听坏消息，但到了不得不告知的时候，怎么办呢？就只能在坏消息的基础上，铺垫一层缓冲，不让它直接给读者造成冲击，就比较容易接受了。 常用的做法是： 首先，表示感谢。感谢他对自己工作的支持与关注。 接着，解释原因。对受到由于哪些客观因素的限制，进行简单解释说明。。 最后，请求理解。表明你对此需求的后续安排，并希望对方能理解。 举例： 非常感谢您对业务的支持！我们高度重视您提出的需求，但由于XX等原因，无法在短期内进行排期。后续我们将跟您保持密切沟通，还请谅解。 技巧4：用共情加深理解 邮件的形式，对方只能通过文字试图理解你的意图，如果你给的文字信息含糊不清，对方会自动脑补你的语气、表情、态度等非语言信息。 你写：如果你今天下午1点之前不给我答复，我们会错过最后期限。 他想：你是警告我，今天这报告要是到点儿交不上去，我会吃不了兜着走么？ 你写：我对上次我们在会议上讨论的结果有异议。 他想：你开会时压根没听我讲吧，我说的是这个意思么？ 那怎么写才能写的让对方感受更好呢？ 在说出你的意见前，先说“你知道”，让对方感受到共情。 技巧5：用表情符给文字增温 根据邮件中沟通事项的需要，适当使用表情符，让对方好像能看到你轻松的“表情”，化解可能由于单纯的文字表达所带来的语气误解。 如果是正式通知、汇报总结、请示类等比较严肃的邮件，不要使用表情符。 【六】7个处理邮件的技巧 技巧1：如何区分发送对象 邮件的收件栏有三类对象，分别是：收件人、抄送和密件抄送。他们有什么区别呢？ 收件人，是和你对接工作的主要责任人，他需要处理或跟进这件事，必须知情。 抄送的对象，是这件事的相关人，他不需要有所行动，只要知道这件事就行。 密件抄送的对象，是你暗中抄送的人，你告诉了他这件事，但其他收件人看不到他的名字。 通常来说，你在发邮件给收件人的同时，可以抄送双方主管，或者其他项目组成员，让他们知情。而密件抄送则尽量少用或不用。 对于发送对象有多人时，怎么排序呢？你可以参考以下几个规则： 一看职位，职位高的在前。 二看部门，跨部门发送邮件时，其他部门的人员排在前面，本部门的人员排在后面。 三看资历，任职时间长的在前。 四看主次，工作的主要承接人排在前面，工作的次要承接人排在后面。 另外不得不提的是，核实收件人非常重要。尤其是这两种情况： 一个是重名。公司里重名的同事很多。 在发邮件之前，应该仔细检查收件人姓名和他的属性，核实这个人是不是你要发送的对象。 另一个是群发。当你发送的对象是群组的时候，一定要多次审核收件人信息。 技巧2：如何创建收发规则 想快速分清邮件轻重缓急，只要制定邮件收发规则，将邮件进行归档就可以了！规则可以基于收件人或主题。 比如：当发件人是Boss的时候，就把邮件移动到“来自Boss的邮件”文件夹中；主题中有名师讲堂的邮件就会自动进入名师讲堂的文件夹。 另外，建议对于当前无法立即处理的邮件，专门新建一个待处理邮件文件夹，将邮件手动拖过去，以方便过后跟进处理。待办事项的文件夹需要做到每日检视，避免遗漏。 技巧3：如何设置邮件签名 编辑签名的时候，我给你3个建议： 1、签名信息保留在4行以内 保留姓名、地址和电话，这三个必选项，再加一个短语，比如你的座右铭，或公司的宣传口号就行了。 2、使用内部和外部两款签名 内部签名简洁大方。因为面对的是熟悉的同事，过于正式的签名会让对方觉得和你很疏远。 外部签名商务正式。因为要体现商务性和公司的品牌形象，对外部客户、合作伙伴，邮件签名应该正式且详尽。 3、使用与正文匹配的纯文字 在字体风格上，签名档文字和正文文字尽量匹配一致。在字号大小上，签名档文字一般要选择比正文字体小一号的字体。 技巧4：如何撤回错发邮件 一不小心发错邮件，就要靠“撤回邮件“来补救了。 这里要提醒你的是，如果对方已读了这个邮件，那么邮件是无法撤回的。 所以当你一旦发现自己错发邮件的时候，应该第一时间“撤回邮件“。 对于重要邮件，特别是机密的内容，如果撤回失败，赶紧发邮件给对方，告之邮件发错对象，请他对看到的内容保密。 这里我提醒你，撤回邮件是最后的挽救措施，邮件发送前，务必仔细检查收件人信息。 技巧5：如何妥善转发邮件 转发这个功能，你一定已经很熟悉了，这里我和你强调的是一些容易被忽视的点。 1、邮件内容要适合转发 在你将邮件转发给第三者之前，一定要谨慎且反复的思考：这个内容是否必须让他知道，而他又是否合适介入这件事。 2、邮件内容需进行删减后转发 如果邮件里有敏感信息、或无关紧要的内容，就删除掉。这样收件人读起来会更加顺畅。 3、重要邮件先征求发件人同意 如果你转发的是非常重要的邮件、或者是涉及保密的邮件，一定要亲自得到发件者的同意后再转发。 另外，我再分享一些邮件中常见到的英文缩写给你： RT–意思是“如题”。 FYI–意思是Foryourinformation，供你参考这个信息。 ASAP–意思是Assoonaspossible尽快处理。 技巧6：如何发出会议邀请 用邮件进行会议邀请，最强大的优势就是，你能知道被邀请的人当中谁会参加，谁会不参加。 和普通邮件不同的是，收件人收到会议邀请邮件后，会在邮件里显示有三个按钮，分别是“接收”“暂定”和“拒绝”，如果收件人选择了“接收“，这个邀约事项就加到他的Outlook的日历里。然后，你也会知道对方接收了会议邀请。 会议的正文，我建议用3W的方法： 会议邀约的正文模板给你： 各位老师好！ 预约各位本周三（7月31日）早上9点到10点的时间，讨论关于全景档案-培训的应用对接，请各位老师拨冗参会。本次会议讨论内容主要有: 1、XXXXX 2、XXXXX 3、XXXXX 注意，如果是多方会议，需要把会议的呼入号放在正文中。 技巧7：如何追踪已发邮件 把邮件发送出去后，怎么知道邮件是否发送成功，对方是否收到呢？这里，你可以设置邮件跟踪，追踪邮件是否被对方所接收或阅读。 Outlook有两个功能，一个“请求送达回执”，另一个是“请求已读回执”。 前者是在邮件的送达反馈，后者是在收件人的阅读反馈。 另外，我必须提醒你：如果是非常重要及紧急的工作，最好要通过电话，短信方式，主动追踪邮件的送达。 【七】2个邮件使用习惯 习惯1、注意邮件编写的顺序 创建新邮件的正确顺序： 第一步先添加附件 第二步是写正文 第三步是写主题 最后一步才是添加收件人。 这样的次序能让你避免误发邮件带来的尴尬。 习惯2、必要时设置外出自动答复 当遇到出差、休假时，无法做到及时回复邮件时，你可以设定邮件自动回复。8小时前
开不得
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今天老师说了，如果收件人是一个人，或者是一群利益一致的人，可以写主观感受，如果是利益不一致的人只能讲共同利益。 这点我深有体会，如果开会讨论一个问题，涉及相关利益的人在一起，就会热烈讨论，恨不得吵起来，可只要有不相干的人，大家（要面子）总是会在意其他人对自己的看法，而避免透露真实想法。 后来发现这一点，有针对问题的会，只要涉及利益的人参加，不相关人员就不用来了。 而且开完，我会就大家商量出来的解决方案，做一个文字记录，在发到群上，相当于公证一遍，这时候大家也有个事后反应时间，能够检查一下解决方案。8小时前
开不得
8 赞
教皇应该挺恨古腾堡，他他发明了印刷术，从此降低教皇口头解释圣经的权威，口头解释就是不能回看，可以根据当下环境，用同一条教义正反两说，事后还可以不认账。 而文字就不行了，你可以来回反复看来验证，所以大家可以就一件事达成共识。8小时前
张丹心
65 赞
退休前，电子邮件已经成为我工作中不可缺少的工具，每天上班后的第一件事情就是打开邮箱查收和回复邮件。 要写好工作邮件，关键要准确表达出你想要说明的意思，以便收件人能快速准确回答你的问题。准确、高效地写出工作邮件， 对于提升工作效率、促进沟通有着重要意义。9小时前
Kevin杨
48 赞
由于我的产品主要出口，写邮件就成了经常要做的事。很多外国客户都没有见过面，见字如面，邮件就能体现专不专业和靠不靠谱了。 . 刚工作的时候在邮件上给我冲击很大的就是香港台湾人在邮件上比我们大陆正式好多。一个比我年长的并且一起吃过饭的香港外贸公司老板给我写信还显得很恭敬，很专业，经常我收到信都有点不好意思。信末两个字 商祺！（通常我见到的就是Best regards）让我领悟到了外国客户为什么不直接跟国内公司做反而多花钱跟香港外贸公司做。 . 除了内容以外，有无附件，附件大小，格式和数量，标题写的如何，称呼，抄送，签名，回复速度这些都能看出一个人和公司的用心和工作水平。8小时前
谭志学
27 赞
一封好的邮件要走心。许多人发邮件比较随意，电脑虽然提供了大规模复制的便利，类似工业标准化生产，但写信的时候最好还应增加点个性化定制内容，可因人、时、天、地等具体情况灵活变通，让读者有种被重视的感觉。邮件不光要讲速度更要有温度。7小时前
Allelujah 朱磊
21 赞
我自己在工作邮件写作时，会注重的有以下几点： 1.清晰的标题。 一个职场人的公开邮箱往往会接收许多不同目的、内容的邮件，并且在邮箱主页中只以一个标题显示。 在这样的情况下，一个清晰、简洁陈述邮件内容的标题不仅能够使对方迅速理解来信的目的，还能够使得对方在之后回复和归类邮件时更有效率，极大完善自己的合作界面，提升对方的好感度。 2.有条理的内容。 工作邮件的目标是陈述清楚想要沟通、达成共识的意向。在此前提下，所有的表达都应该以逻辑清晰，便于理解为参照。让对方分出多余的精力去处理自己不够完善的表达会显得很不职业。 并且，吴军老师以前也分享过，工作邮件应该以客观陈述为准则，因为假若主观的意见以邮件作为载体留了底，难保未来不会惹出麻烦。 3.事事有回音。 只要有具体的事项联络到自己，无论是多简单的事，哪怕只是传输一个文件，也要回复告知对方已收到。这是在降低双方的信息差，从而让合作更为高效，也让自己显得更靠谱。9小时前
Cynthia
18 赞
#阅读与写作#17-工作邮件 表面上是邮件的写作，实际上体现了一个人的管理能力、组织能力和沟通能力。 1）通过工作邮件传递：重要的备忘、通知和需要留底的话。 ——管理信息的能力。 2）“尽量一封邮件只讲一件事情”，多项任务就拆分成多个邮件，方便管理不同项目的讨论，避免讨论不相关的话题。 ——管理和组织能力。 3）“视收件人的不同，来决定自己的主观表达。” 一对一的邮件，可以表达主观感受；但是一对多的邮件，尤其是在处理多方关系的情况下，需要用更客观的语句。 用利益促成双方的合作，而不是个人情感。 ——沟通能力。8小时前
敖文锋
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写邮件是一个极好的个人曝光渠道。 邮件是你的产品，代表了你的个人品牌、形象、能力。 邮件写得好，可以迅速获得同事认可，扩大个人影响力。 因为是书面表达，所以可以提前深思熟虑、句斟字酌。不该写的坚决不写，该写的必须写。9小时前
古小千
17 赞
寄信前，再读遍标题和模拟对方场景。 关于工作邮件，我发现最核心的仍是标题。不是说要将标题写得很夸大，而是需扼要表达，最好由动词开头，让对方收信时，一看到标题有“下一步的动作”，比如：转知六月四日开会备忘录、询问轮训某科别之课程表，让阅读者在点开信件前，就能有预设的心理，必须回答什么内容才能呼应标题，这是推动回信的速度之一。 另一个，则是想像对方看的邮件的情景。我非常同意老师提到『别在下班前寄邮件』，除了可能会被积压到隔天，也恐怕会造成困扰。有一次我同学要寄信给医院的行政秘书，那时大约是16:30，我告诉他“这事不急的话，你明早八点再寄吧！否则他为了回覆你，来回确认可能会耽误下班”同学认为我非常有同理心，但我觉得只要稍加换位思考，便能在更佳的时间寄出邮件。 下次按“传送”前，不妨再瞄一眼标题，想想对方会怎么做吧！9小时前
Masir
13 赞
我所在的职场经常会有邮件来往，再此分享下我的看法！ （1）我写邮件的目的一般主要有两个方面， 第一方面，通知。 比如有个项目需要立项，我会通过邮件正式通知相关相关人。 第二方面，留底。 在一些正式的场合，用微信，钉钉等聊天给工具难免会显得业余。所以比如像一些正式的谈判，沟通等。我会专门以邮件来发布！ （2）写邮件的心得 第一，一定要确定好需要发送的人； 有很多同事，喜欢开头以 all 开头，这样写有个不好处就是，这份邮件没有针对性，到底是写给谁？对方要不要回复你的邮件都是个问题。所以必须想清楚需要发送的人，以及需要抄送的人。 第二，对于多次来往的邮件，去除开头的Re ，这样做的目的是，邮件在你手里做一次清理，显得干净利落， 第三，写邮件，有点像新媒体写作，段落之间需要多空行，减少阅读压力。而不是一上来就是一大片文字，没有节奏！ 第四，邮件的文体结构要清晰，表达清楚自己需要表达的意思。 以上，谢谢。9小时前
Hanskeng
12 赞
我自己写邮件的时候会特别以下几点： 1，标题短小精悍； 让人一看就知道你在讲什么事，如果标题含糊，就很难让人有打开的欲望； 2，开门见山； 直奔主题，我在公司的时候注意到一位主管每天可能被抄送几十封邮件，而这些邮件中大部分他不怎么看。即使看，他也不会看特别冗乱的邮件。 3，每次写完邮件一定会说“Merci de me laisser un message pour m'assurer que vous avez bien reçu mon message”，翻译过来就是，如果您看过这则消息了，请知会我一声。 4，如果需要对方做决策，那么一定要让对方说出确认这两个字。8小时前
余JINH
11 赞
邮件的使用仍然是现在工作的一部分，几乎每天都会用邮件进行业务订单的洽谈或者工作的沟通。关于用邮件进行工作沟通，有些设置选项，可以在后台设置的，可以提前设定。比如邮件的抄送人、邮件结尾的公司名称以及个人签名、字体字号等，同时需要注意几个地方 1.主题明确、简短。 主题栏千万不能留空白！ 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 2. 恰当地称呼收件人。 最基本的礼貌，邮件的开头要称呼收件人。 3. 正文简明扼要，行文通畅。 注意，发送之前一定要检查是否有错别字！这是很多人会忽略的地方，邮件写好了，嗖嗖的发送了，如果可以撤回那还好，不然会给人留下不认真的印象。 3.1内容比较多的，使用分条列表介绍。准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 3.2注意语气。邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 3.3 合理提示重要信息，重点用特殊符号或者标示标出，方便对方抓住重点。 3.4讲究美观，最后邮件写完了检查整体的美观度，附有图片的，检查图片的清晰度和尺寸是否合适。如果有附件需要一起提交的，附件的文件命名要清晰突出文件内容，页数较多的，按照页数顺序上传。 希望对你有帮助！8小时前
Yue
7 赞
我对写邮件还有几条心得： 1.关键内容，加粗加黑。 2.可以适当插曲能够突出表现内容的图片或表格。 3.邮件一定有自己独特的签名，可以让人记忆深刻。9小时前
陈C
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我自己写邮件，除了公司内部的信息沟通、共享，以及在工作上提需求、确认内容以外，也包括和部分客户之间的沟通（主要是技术、质量层面的）。面对客户，很多时候不清楚对方是否方便查看、回复邮件，这时候要么发好邮件后，电话或微信告知一下，或者反过来先私下沟通再发邮件。所以有些时候，我的沟通就会直接以“邮件正式+私下非正式”这种双管齐下的方式为前提来组织，后续还会视情况追加沟通。 而在内容上，我的一个体会是，写工作邮件和写文章时两个完全不同的东西，文章可以自如地表达情感和意愿，但工作邮件的重点是传达关键信息，所以越结构化、越简洁越好。因而当事情包含多个具体要素的时候，我会直接使用“清单体”，一条一条列出来给收件人看。而如果要叙述的是一件很复杂的事情，我会在列清单前就写一句话，告知可能的复杂性，并希望能够就具体细节当面讨论。 此外，收件人最关心的信息，比如提醒同事，供应商不能满足我司的某个特定要求等，可以加粗显示。但除了清单、加粗以外，如无必要就不要使用其他的排版或字体，否则太花哨，显得不严肃的同时还可能让对方错过关键信息。1小时前
Chelios chen
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吴师关于工作邮件的总结很到位。我这里根据自己的经验对其中两点特别予以强调。 一是提供进展。邮件有一个很好的功能就是抄送功能，我们可以充分利用好这个功能，把自己所负责工作的进展与团队成员进行沟通。这是一个效率很高的沟通方式，尤其是在一个矩阵式管理结构的组织里特别有效。 二是沟通成果确认。我的经验是，只要是内容重要的会谈，无论是否正式，都应该在会谈后积极主动的整理谈话要点，并与参与讨论者，甚至自己的上级和对方的上级进行汇报，这么做不仅体现出自己对会谈得到重视，而且还能起到很好的记录与传递沟通结果的功效。 另外，在现今即时通讯工具已成为协作主力工具的情况下，吴师关于邮件的写作建议同样可以迁移到这类工具上使用。8小时前
望星空
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1.工作邮件标题要点题醒目 2.工作邮件要简洁 3.工作邮件条理要清楚 4.工作邮件尽量陈述事实而不发表评论 5.有情绪的时候不要发邮件 6.邮件写好后再读一遍，冷静思考一下，再看看收件人是否有误，确认无误后发送9小时前
月光
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一封邮件只讲一件事情，我觉得这个是人们值得注意的事项，因为有很多人习惯了将好几件事一起说出来，最后导致每一件事都没能做好，这也算是一个大忌。2小时前
Karry
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口说无凭，有字为证。工作邮件作为一种正式的文字表达，应当主题明确，简洁有重点。 用写合同的心态来写，避免加入太多主观感受。 把一个个细节当成一个个条款，查漏补缺。1小时前
斜阳
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针对邮件这种形式，甚至工作群里发信息，我的行为习惯是：针对马上发的紧急不重要信息，我都会至少读三遍后再发出去，识别错别字，识别误导信息。如果是不紧急的重要信息，我写完后会放一天，至少放几个小时，然后再发，目的是过滤掉不易察觉的情感动力。紧急重要信息，我会和相关人或者直属领导确认过再发，不紧急不重要的事情基本不需要发邮件或者群信息。 另外，在app时代，很多互联网公司都没有邮件了，但是消失的只不过是形式，邮件的异步信息传递作用还在，群信息是一种新形式，也要遵从大部分的邮件发送规则。1小时前
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